構造計算仕事術「資料やデータの管理について」

◆情報の一元化をしていますか？

日々の業務の中であなたは、実務での資料を
どのように管理なさってますか？

例えば、あなたが作図担当だとして
計算者から渡された作図資料を
どのようにまとめていたりしますか？

ひょっとしたら
何もまとめずに机の横に重ねて積みっぱなし？

計算者から確認で問合せ受けた時に
慌てて「どこだっけ？どこだっけ？」
とアタフタしたりしてますか？

そんな時には、
〈情報の一元化〉ということを試みて下さい。

どういうことかといいますと
シンプルに「物件ごとに１つの紙ファイルに綴る」
とか「つづり紐で一つに縛っておく」でも構いません。

そして、それぞれの資料についてフセンを付けましょう。

何の資料でいつの日付で受け取ったのか。

時系列で上に新しいものが来るように
重ねていくのも良いでしょう。

たった、このことをするだけで
あなたの作業性がグ～ンとアップしたりします。

ちなみに、私も担当する物件ごとに
客先受領の図面／メール／自分の手書き計算メモ
などなど一切を綴るようにしてます。

すると、、、
イザ、情報が判らなくなった時には
「ここに戻れば必ずなにかある」
という 〈作図情報という木の幹のような存在です。〉

これはあなた自身にとって
絶大な安心感をもたらしてくれるはずです。

「情報の一元化」
是非ともお試しください。

◆資料の一元管理も大切

もし、あなたが御自分の仕事で
作業スピードが上がらなくて悩んでいるのなら
手元にある資料のあり方を確認してみて下さい。

CADデータやプリントアウトした図面などなど
幾つも束になって散らばってませんでしょうか？。

「これは計算者にチェックしてもらったもの。」
「こちらは自己チェックのもの。」
「そして、こっちは所長（上司）のチェック用」

このような具合になってませんか？。

もし、上のように幾つかに分けて保管してたら

所長から「お～い、○○さんのチェック図を見せて？。」
と言われ、アタフタして資料を探し始めて
どれがどれだか判らなくなって、、、、
所長もイライラ感を表してきた・・・。

なんて経験ありませんか？。

そこであなたへ尋ねます。
幾つかに分けてしまう理由はなんでしょうか？。

例えば、、

もしかしたら無くすかもしれない。
→もしかしたらって、どういう時ですか？。

ひょっとしたら以前のチェックを
再指摘されてしまうかもしれない。
→以前のチェックって、何時のものかわかってますか？。

なんてのが理由でしょうか？。
ひと言でいうと「何となく不安」な状態でしょうか。

では、私から質問しますね。

幾つかに分けて保管しますと
探す時の時間がロスしてないでしょうか？。

探しものをする時間が多いほど貴重な時間が
失われ一日の仕事時間が長くなってませんか？。

そうです。探しものをする時間は全く生産的ではないのです。
ならば、その生産性を下げる元凶を経ちましょう。

仕事の資料は〈一つ〉にしておくのです。

時系列で上にどんどん重ねて、紐とじでもバインダーでも構いません。
とにかく一つにしておくのです。

そうすれば、管理もしやすいです。
困ったときも「あの束を見れば大丈夫。」と安心感も増します。

仕事の資料は一元管理しておく。
このことを試みてみませんか。